Současná doba je charakteristická přechodem z „papírů“ na digitální formu vedení informací a dokumentů. Počítače používáme již mnoho let. Jenže většinou pouze jako inteligentní psací stroje a předpokládáme, že výsledky nakonec stejně skončí na tiskárně.

Využití současných metod řízení a informačních technologií s sebou přináší zcela nový pohled na vnitřní organizaci procesů. Vedle liniové struktury se budou na průřezové úkoly nasazovat projektové a procesní řízení a řízení služeb. Procesy je třeba průběžně hodnotit a udržovat v čase. Tato technická a organizační změna vyžaduje ustavení vlastníků projektů, procesů a služeb, jejich personální rozvoj, práci se silnými osobnostmi i mimo úřad, práci s komunitou týmu a technické zajištění efektivní administrativy týmu příslušnými informačními a komunikačními prostředky.

Víme, že současné informační technologie umí mnohem víc, než pracovat jako inteligentní psací stroje. Za cenu, kterou do jejich obnovy vkládáme, bychom měli chtít automatizaci procesů, včetně vnitřní kontroly s auditní stopou, a jejich hodnocení. Tak jako Word nám na pozadí umí opravit chyby, současné systémy umí kontrolovat a „opravovat chyby“ i v běžných opakujících se procesech. Jsou schopny převzít významnou část rutinních činností a provádět je rychle, přesně a ještě je dokumentovat a všechny tyto informace prezentovat v manažerských pohledech (například procesy podle zákona 320/2001 Sb., o finanční kontrole).

Efektivita Smart Administration je v osobní odpovědnosti správce konkrétních dat. Není třeba opakovaně zajišťovat a kontrolovat informace, které již na jiném pracovišti vznikly. Nesmí ovšem ležet v textovém dokumentu, nebo ve skenu v jpeg, ale v podobě strukturovaných dat, které očekávají aplikace, které je jsou schopny využít. Je nutné začít od číselníků. O některé se postará „stát“, jiné pro svou potřebu zajišťuje úřad.

Mnoho času věnujeme vymýšlením vlastní cesty v přípravě procesů a směrnic, které tyto procesy legalizují. Prakticky neexistují standardy, které by nám tuto činnost usnadňovaly. A právě aktualizace standardů a jejich plošné prosazení je předmětem stávajících dotačních Výzev. Jejich správná implementace je úkolem už Studie proveditelnosti.

Některé úřady využijí grantové Výzvy k „pouhému“ nasazení procesů, které jim chybí ve stávajícím prostředí. Jiné, ty chytřejší, je využijí k nasazení procesně orientovaného řízení organizace podpořeného procesně orientovanými informačními systémy. Právě v té druhé skupině identifikujeme naše potenciální zákazníky, protože jejich projekty mají zaručenu udržitelnost, růst efektivity a produktivity práce. Nehledají „pouze“ technologie, ale především znalostní obsah. Nabízíme urychlení obtížné a málo efektivní "přechodové fáze" a především zahrnutí procesů vycházejících z úlohy zřizovatele příspěvkových organizací.

Jsou řešení splňující podmínky Smart Administration drahé? Ano i ne. Pro ty, co hledají „vlastní cestu“ ano. Pokud jste připraveni k rychlému přechodu a dodržování metodik a standardů, je návratnost investice do změny krátká a výrazně vzroste produktivita práce. Budete méně zranitelní při každé větší změně legislativy (a například v účetnictví a rozpočetnictví jsou před námi zásadní změny) a budete schopni řídit rizika daná technickou, hospodářskou a personální dynamikou i vývojem cen komodit.

Principy Smart Administration mají pro organizaci velký personální význam. Zkracují čas zapracování nového pracovníka (má dostupné podklady ve strukturované a verifikované formě spravované podle standardu) a snižují i rizika v případě, že se nový pracovník s původním na pracovišti již nepotkají.