Elektronické vedení dokumentace
"Dokumentace je ucelená sada vyhodnotitelných informací validovaných k danému termínu. Jejich součástí je i informace o schvalovacích procesech se stejnými vlastnostmi..."
Elektronické vedení dokumentace neznamená, že vznikají na lokálním disku soubory. Základním znakem elektronické dokumentace podle Smart Administration je dokumentace, která čerpá z ověřených zdrojů dat (například Registr), je platně autorizovaná a přístupná podle definovaných přístupových práv, prošla kontrolním systémem a je v podobě, ve které je přímo využitelná procesně návaznou aplikací.
Tento způsob dokumentace se nyní nejčastěji používá u přenesené působnosti. Umíme efektivně podpořit i oblast samostatné působnosti.
Současné informační technologie jsou schopny podporovat vznik takové dokumentace, včetně plánů a map. Bohužel lze říci, že dokumentace tohoto typu v praxi nevzniká a to přestože úřady investují nemalé prostředky do pořízení technologií, které jí zvládají. Jsou k dispozici Výzvy, které mohou úřadům pomoci zajistit významnou část financování příslušných projektů.
Důvodem této situace, jejímž výsledkem je nízká produktivita práce při relativně dostatečných investičních nákladech do technologií, je většinou neznalost. Trpí jí management úřadů (a těm to tolik vyčítat nemůžeme), tvůrci standardů (pokud vůbec existují) a často i dodavatelé aplikačních řešení. Hlavním důvodem je však absence pozice manažera projektového a procesního řízení (nebo chce-li facility managera), jako procesního architekta a osoby odpovědné za řízení a správu projektů a procesů na úřadě i ve zřízených organizacích (dle ČSN EN 15221). Projektové a procesní řízení nemá hlavního koordinátora, neexistují odpovědné procesní týmy a ani jejich aplikační a komunikační podpora. Zatímco řízení liniové struktury (hierarchického modelu) je zvládnuto a podporováno, procesy ležící napříč liniovou strukturou nejsou kvalitně řízeny.
Metodika elektronického vedení dokumentace je bouřlivě se rozvíjející obor, jehož vývoj je navíc akcelerován současnými celostátními projekty (například Datové schránky) a vývojem informačních technologií. Tento obor si zaslouží specialistu minimálně na úrovni krajů a magistrátů.
Panatec má k dispozici metodiku, vlastní a partnerská řešení pro efektivní tvorbu dokumentace dle principů Smart Administration. Jsme připraveni konzultovat nasazení procesů tvorby elektronické dokumentace například v oblasti tvorby dokumentace pro jednání Rady a Zastupitelstva, tvorby ročních a střednědobých plánů, správu zřizovacích listin a směrnic a podporu tvorby rozpočtu a rozpočtového výhledu jako součást výkonu funcí zřizovatele k příspěvkovým organizacím. Tato řešení podporujeme metodicky v analytické i v implementační části projektu.
Elektronické vedení dokumentace neznamená, že vznikají na lokálním disku soubory. Základním znakem elektronické dokumentace podle Smart Administration je dokumentace, která čerpá z ověřených zdrojů dat (například Registr), je platně autorizovaná a přístupná podle definovaných přístupových práv, prošla kontrolním systémem a je v podobě, ve které je přímo využitelná procesně návaznou aplikací.
Tento způsob dokumentace se nyní nejčastěji používá u přenesené působnosti. Umíme efektivně podpořit i oblast samostatné působnosti.
Současné informační technologie jsou schopny podporovat vznik takové dokumentace, včetně plánů a map. Bohužel lze říci, že dokumentace tohoto typu v praxi nevzniká a to přestože úřady investují nemalé prostředky do pořízení technologií, které jí zvládají. Jsou k dispozici Výzvy, které mohou úřadům pomoci zajistit významnou část financování příslušných projektů.
Důvodem této situace, jejímž výsledkem je nízká produktivita práce při relativně dostatečných investičních nákladech do technologií, je většinou neznalost. Trpí jí management úřadů (a těm to tolik vyčítat nemůžeme), tvůrci standardů (pokud vůbec existují) a často i dodavatelé aplikačních řešení. Hlavním důvodem je však absence pozice manažera projektového a procesního řízení (nebo chce-li facility managera), jako procesního architekta a osoby odpovědné za řízení a správu projektů a procesů na úřadě i ve zřízených organizacích (dle ČSN EN 15221). Projektové a procesní řízení nemá hlavního koordinátora, neexistují odpovědné procesní týmy a ani jejich aplikační a komunikační podpora. Zatímco řízení liniové struktury (hierarchického modelu) je zvládnuto a podporováno, procesy ležící napříč liniovou strukturou nejsou kvalitně řízeny.
Metodika elektronického vedení dokumentace je bouřlivě se rozvíjející obor, jehož vývoj je navíc akcelerován současnými celostátními projekty (například Datové schránky) a vývojem informačních technologií. Tento obor si zaslouží specialistu minimálně na úrovni krajů a magistrátů.
Panatec má k dispozici metodiku, vlastní a partnerská řešení pro efektivní tvorbu dokumentace dle principů Smart Administration. Jsme připraveni konzultovat nasazení procesů tvorby elektronické dokumentace například v oblasti tvorby dokumentace pro jednání Rady a Zastupitelstva, tvorby ročních a střednědobých plánů, správu zřizovacích listin a směrnic a podporu tvorby rozpočtu a rozpočtového výhledu jako součást výkonu funcí zřizovatele k příspěvkovým organizacím. Tato řešení podporujeme metodicky v analytické i v implementační části projektu.